Ficha de Registro de Empregado: entenda o que é e sua importância

Conhecer e ter os dados dos seus funcionários é importante, mas não apenas isso. A ficha de registro do empregado é uma obrigação das empresas.

Com ela, empresa e funcionários ficam mais protegidos perante a lei e a fiscalização e também quanto aos benefícios recebidos.

O preenchimento da ficha de registro de empregado está prevista na CLT e deve ser atualizado sempre que necessário, de acordo com os acontecimentos, como mudança de cargo, acidentes de trabalho etc.

Como fazer uma ficha de registro de empregado da maneira correta? Continue a leitura!

O que é a Ficha de Registro de Empregado?

A ficha de registro do empregado é um documento preenchido logo na sua admissão. 

Essa ficha contém uma série de informações que podem ser necessárias à empresa em vários momentos.

O objetivo é ter um histórico do profissional, além de dados pessoais importantes, como os números dos documentos, dados bancários, endereço, entre outros.

Outro ponto importante é mantê-la sempre atualizada. Portanto, se o endereço do colaborador mudou ou qualquer outra informação presente na ficha se modificou, é preciso atualizá-la.

Outras alterações que demandam atualização são alteração na jornada ou carga de trabalho, informações sobre férias, cargo e salário e também acidentes de trabalho.

Entenda a legislação

O preenchimento da ficha de registro de empregado está prevista no artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

A lei não estabelece um meio único para fazer esse registro, já que é possível adotar fichas, livros e sistema eletrônico para fazer o devido registro e armazenamento.

Com a  Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, também é possível fazer esse registro  por meio do e-Social.

Segundo a legislação, as informações sobre o quadro de colaboradores devem estar sempre atualizadas e servem para facilitar as rotinas do RH e o controle da empresa. 

Erros no preenchimento das informações podem impactar empresa e colaborador se isso for pego na fiscalização. As consequências vão desde a aplicação de multas até o acesso a algum benefício.

O que consta em uma Ficha de Registro de Empregado?

A ficha de registro pode ser realizada de diversas formas, mas algumas informações são obrigatórias.

Confira quais são:

• RG, CPF, data de nascimento, endereço, nome dos pais, número do título de eleitor, número da reservista;
• Data de admissão;
• Data de demissão (lembrando que mesmo depois da demissão ainda é preciso armazenar o documento);
• Dados bancários;
• Cargo, função, local de trabalho e carga horária;
• Número de identificação do PIS/PASEP;
• Nomes dos dependentes e documentos em caso de filhos menores de 14 anos.

Como preencher a Ficha de Registo de Empregado?

A ficha de registro de empregado deve ser preenchida em caso de:

Concessão de férias

Atualizar a ficha de registro de empregado sempre que o funcionário sair de férias é uma obrigação da empresa prevista pelo artigo 135 da CLT.

Este registro comprova que o empregado está tendo seus direitos trabalhistas garantidos.

Contribuição sindical

Como a contribuição sindical deixou de ser obrigatória, agora o funcionário precisa autorizar que esse desconto seja feito.

Esse registro é feito na ficha, além de dados como o nome do sindicato, ano e valor.

Alteração de Função Acidente de trabalho 

Acidentes de trabalho se caracterizam como qualquer lesão sofrida pelo funcionário durante o exercício de sua atividade ou decorrente da sua função.

E é justamente por isso que a atualização na ficha deve ser imediata.

Elas serão necessárias em diversos casos, como na concessão dos benefícios de:

• aposentadoria por invalidez;
• auxílio acidente;
• auxílio doença.

As informações do acidente também devem estar todas registradas, como data, local, por que aconteceu etc.

Leia Também: O QUE REPROVA NO EXAME ADMISSIONAL? DESCUBRA OS CRITÉRIOS

Quando a ficha precisa ser preenchida?

Dependendo da informação a ser preenchida, existe um prazo a cumprir no preenchimento da ficha de registro de empregado.

As seguintes informações precisam ser atualizadas em até 15 dias antes da data de início do empregado na empresa:

• Nome completo, sexo, escolaridade, endereço e nacionalidade;
• Descrição da função e do cargo;
• Descrição do salário e comissão (se houver);
• Nome e dados dos dependentes (se houver);
• Jornada de trabalho;
• Informações sobre empregado com deficiência ou reabilitado;
• Local de trabalho ou onde será prestado as atividades.

Já as informações não tão urgentes podem ser preenchidas até um dia antes do início do colaborador na empresa:

• CBO (Classificação Brasileira de Ocupações);
• Número do CPF e data de nascimento;
• Data de admissão e valor da remuneração;
• Tipo de contrato de trabalho e natureza da atividade (urbana ou rural);
• Matrícula do empregado (registro dentro da empresa);
• Qual a categoria do trabalhador (empregado, trabalhador temporário, estagiário, etc.);

Eventos que acontecem de surpresa ou mesmo alguns planejados como as férias, precisam ser atualizados até 15 dias depois da ocorrência:

• Expatriação de funcionário;
• Alteração de dados cadastrais ou contratuais;
• Férias;
• Afastamento do trabalho temporário;
• Afastamento por acidente de trabalho ou afastamento por doença ( inferior a 15 dias).

Os registros por doença ou afastamento de trabalho superiores a 15 dias também devem ser registrados.

E o registro imediato deve ser feito em casos de:

• Acidentes de trabalho e doenças ocupacionais que geram a morte do colaborador;
• Afastamento durante o recebimento de auxílio-doença em até 60 dias.

Leia também: Programa de Gerenciamento de Riscos: entenda para que serve

Qual é a importância da Ficha de Registro de Empregado?

A ficha de registro de empregado é importante tanto para a empresa que precisa se proteger e seguir com rigor as normas trabalhistas, quanto para o empregado.

Para este último, erros no preenchimento e nos dados da ficha podem impedir o recebimento de algum benefício, que dependem destes dados para serem concedidos.

Apesar de ser obrigatória, para as empresas, a ficha é um documento que ajuda na organização dos dados dos funcionários e na organização da empresa.

Encontre o exame que precisa na SSO Ocupacional!

Conclusão

Neste conteúdo, pudemos ver um pouco mais sobre o que diz a lei da CLT sobre a ficha de registro de empregados e entender melhor a importância desse documento para empresas e funcionários.

Além do preenchimento correto e no prazo certo, a ficha também tem um período máximo de atualização e registro das informações.

Por isso, é importante ficar atento!

Quer saber mais sobre segurança e saúde ocupacional? Confira o blog da SSO!

Leia Também: O QUE REPROVA NO EXAME ADMISSIONAL? DESCUBRA OS CRITÉRIOS