A gestão de afastados é uma rotina que muitas empresas enfrentam com dúvidas e preocupações.
Ter um colaborador ausente gera insegurança sobre os trâmites legais, os custos envolvidos e, principalmente, quanto ao bem-estar da pessoa.
Dados recentes mostram que isso é frequente, pois centenas de milhares de afastamentos ocorrem a cada ano no país.
Quando não é bem conduzido, esse processo se torna apenas uma pilha de documentos, o que deixa o colaborador distante e a equipe sobrecarregada.
Mas é possível transformar essa fase em um momento de cuidado e organização.
O segredo está em entender o que realmente acontece e adotar uma abordagem que equilibre a conformidade legal com um olhar genuíno pelas pessoas.
Vamos ver como tornar isso realidade na sua empresa.
O que é gestão de afastados e como funciona nas empresas?
A gestão de afastados é o conjunto de práticas usadas pelas empresas para acompanhar colaboradores que precisam se ausentar por motivos de saúde ou acidentes.
Em 2024, o Brasil registrou 724.228 acidentes de trabalho, sendo que a maioria (61,07%) resultou em afastamentos de até 15 dias, de acordo com dados do Ministério do Trabalho e Emprego.
Na prática, isso significa que a área de RH e SST precisa monitorar cada caso, comunicar-se com o colaborador e com o INSS, e planejar a reintegração.
Uma boa gestão de afastados transforma um processo burocrático em um suporte humanizado.
Quais são os principais custos dos afastamentos para o empregador?
Para o empregador, os custos diretos vão além do salário e envolvem todas as despesas do atendimento ao acidentado não cobertas pelo INSS. Isso engloba gastos com:
médicos;
hospitais;
medicamentos;
cirurgias;
fisioterapia;
transporte para o tratamento quando necessário.
A legislação também obriga a empresa a arcar com benefícios como auxílio-acidente e pensão por morte em casos específicos.
Uma gestão ineficaz faz esses custos dispararem, o que impacta financeiramente o negócio. Portanto, uma gestão proativa é crucial para a sustentabilidade.
Como uma boa gestão de afastamentos reduz custos com o INSS?
Uma boa gestão de afastados reduz custos ao organizar processos, acelerar recuperação e diminuir reincidências:
redução do FAP: ao diminuir frequência e gravidade dos afastamentos, o Fator Acidentário de Prevenção cai, o que reduz o valor mensal pago ao INSS sobre a folha;
menos absenteísmo: menos afastamentos evitam perdas de produtividade, sobrecarga da equipe e necessidade de substituições emergenciais;
retorno organizado: acompanhar tratamentos e manter comunicação com o INSS evita afastamentos prolongados e desnecessários;
prevenção jurídica: ao cumprir normas e documentar tudo, a empresa reduz riscos de processos e indenizações;
saúde ocupacional forte: ações de ergonomia, prevenção e apoio emocional diminuem a origem dos afastamentos.
Como fazer a gestão de afastados?
Uma gestão de afastados eficiente começa com dados, passa por acompanhamento contínuo e termina com prevenção.
E aqui, é importante ressaltar que os riscos psicossociais têm um peso significativo: de acordo com dados divulgados no G1, em 2024, foram cerca de 472.328 licenças por transtornos mentais, como ansiedade e depressão.
Ou seja, uma gestão de afastados bem-feita considera essa realidade.
Confira abaixo os passos essenciais para uma gestão humana e eficaz.
Identifique os motivos e padrões dos afastamentos
O primeiro passo da gestão de afastados é entender por que há tantas saídas.
Isso envolve analisar diagnósticos, repetição de casos, setores mais afetados e quais funções apresentam mais riscos.
Aqui, ferramentas como planilhas e dashboards ajudam a enxergar padrões.
Assim, a empresa descobre, por exemplo, que afastamentos por ansiedade estão concentrados em um time específico, um sinal de alerta para agir antes que o problema aumente.
Mantenha um controle centralizado das ocorrências e prazos
Ter todas as informações organizadas em um só lugar é fundamental para evitar perdas de prazo e erros de documentação.
Um sistema centralizado registra laudos, CAT, datas de início e fim do afastamento e atualizações médicas.
Na prática, isso garante agilidade, evita multas e ajuda o RH a prever substituições, reorganizar equipes e manter o acompanhamento em tempo real.
Sem esse controle, a gestão de afastados se torna confusa e reativa.
Estabeleça comunicação contínua com o colaborador afastado
A comunicação humanizada reduz inseguranças e fortalece a relação entre empresa e colaborador.
Atualizar a pessoa sobre processos, esclarecer dúvidas sobre INSS e oferecer apoio emocional faz toda diferença no tempo de recuperação.
Além disso, manter esse contato evita que o trabalhador se desligue mentalmente da empresa, algo que facilita o seu retorno.
Esse diálogo é um dos pilares mais importantes da gestão de afastados.
Realize o acompanhamento médico e ocupacional periódico
Acompanhamentos frequentes garantem que o processo siga conforme orientado pelos especialistas.
Isso inclui receber atualizações de laudos, reavaliar limitações e entender se o colaborador está evoluindo como esperado.
Além de apoiar uma recuperação mais rápida, esse monitoramento reduz riscos trabalhistas e demonstra responsabilidade por parte da empresa.
O RH, a liderança e a equipe de saúde ocupacional precisam trabalhar juntos nessa etapa.
Desenvolva planos de reabilitação e readaptação de função
Quando o colaborador ainda não está apto para retornar à função original, a empresa precisa planejar uma readaptação.
Essa etapa inclui funções mais leves, ajustes ergonômicos, mudanças temporárias de carga ou até requalificação profissional.
O plano deve ser construído junto com o médico ocupacional e com o próprio trabalhador.
Esse cuidado facilita a reintegração e reduz a chance de novos afastamentos, uma peça-chave de uma gestão de afastados eficiente.
Conduza o exame de retorno e avalie a aptidão laboral
Ele verifica as condições físicas e emocionais e identifica limitações temporárias ou definitivas.
É nesse momento que a empresa define se o retorno será integral ou adaptado.
Um processo bem conduzido evita recaídas, reduz afastamentos repetitivos e fortalece a segurança jurídica da empresa.
Monitore o pós-retorno e implemente ações preventivas
Depois que o colaborador volta, o acompanhamento continua, o que envolve observar como ele se adapta, investigar sinais de dificuldade e ajustar a rotina quando necessário.
Paralelamente, a empresa deve trabalhar ações preventivas: ergonomia, treinamentos, programas de saúde mental e melhorias no ambiente de trabalho.
Esse monitoramento evita novos afastamentos e reforça a cultura de cuidado contínuo.
Perguntas frequentes
1. Como a empresa deve agir no primeiro dia de um afastamento?
A empresa deve registrar o caso, orientar o colaborador sobre documentos necessários, comunicar a liderança, organizar substituições e iniciar o acompanhamento. Também é importante atualizar prazos, avaliar riscos e manter contato claro para evitar dúvidas desde o início.
2. Quando a empresa precisa emitir a CAT?
A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) deve ser emitida sempre que houver acidente de trabalho ou doença ocupacional suspeita, mesmo que não gere afastamento imediato. O envio deve ser rápido, garantindo registro oficial e evitando penalidades. A empresa também deve orientar o colaborador sobre os próximos passos.
3. Qual a diferença entre afastamento previdenciário e afastamento por acidente de trabalho?
O afastamento previdenciário ocorre por doença comum e é pago pelo INSS após 15 dias. Já o afastamento por acidente de trabalho gera estabilidade, exige CAT e pode trazer responsabilidades adicionais à empresa. Ambos precisam de acompanhamento sistemático para evitar complicações futuras.
4. Como o RH pode evitar afastamentos recorrentes?
O RH pode monitorar padrões, investir em ergonomia, fortalecer ações de saúde mental, treinar lideranças e acompanhar de perto o pós-retorno. Esses cuidados ajudam a identificar causas raiz, reduzir reincidências e construir um ambiente mais seguro e saudável para toda a equipe.
5. O que fazer quando o colaborador está apto, mas relata insegurança para retornar?
É importante ouvir o colaborador, revisar limitações com o médico ocupacional, ajustar tarefas se necessário e reforçar treinamentos. A insegurança pode sinalizar riscos psicossociais ou falta de adaptação. Um retorno gradual e seguro fortalece confiança e reduz novos afastamentos.
6. Como a empresa deve lidar com conflitos entre laudos médicos particulares e do INSS?
Quando há divergências, a empresa deve analisar documentos, consultar o médico do trabalho e orientar o colaborador sobre recursos disponíveis. A comunicação deve ser transparente. Registros organizados e apoio profissional ajudam a evitar litígios e conduzir o processo de forma justa.
Como a SSO Ocupacional pode ajudar sua organização a otimizar a gestão de afastamentos?
A SSO Ocupacional atua como parceira estratégica para fortalecer a gestão de afastados, pois garantimos alinhamento técnico entre PGR e PCMSO com o eSocial.
Aliás, se você ainda tem dúvidas sobre o que é o eSocial, dê o play no vídeo abaixo:
A nossa consultoria oferece documentos coerentes, suporte jurídico, gestão contínua e segurança em auditorias.
Deste modo, com análise detalhada e acompanhamento próximo, sua empresa reduz riscos e evita multas.
Como vimos, uma gestão de afastados eficaz vai muito além do cumprimento de prazos.
Ela é um processo contínuo que protege a saúde do colaborador, reduz custos diretos e indiretos para a empresa e fortalece a cultura organizacional ao demonstrar cuidado genuíno.
A chave está no equilíbrio entre a precisão técnica e o olhar humano, desde a identificação dos motivos até o monitoramento pós-retorno.
Nesse contexto, contar com uma consultoria especializada faz toda a diferença para implementar e otimizar essa rotina de forma segura e estratégica.
A SSO Ocupacional é a parceira ideal para estruturar uma gestão de afastados completa e em conformidade.
Nossos especialistas estão à disposição para analisar seus processos e implementar as melhores práticas em saúde ocupacional.
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