Como controlar o vencimento dos treinamentos obrigatórios

Separe os dois grupos antes de montar qualquer controle

Um controle que trata tudo como data de vencimento vai funcionar bem para metade das obrigações e falhar silenciosamente na outra metade.

O que vence por calendário é previsível: você sabe hoje qual será a data daqui a doze ou vinte e quatro meses, e dá para programar turma com antecedência.

O que vence por evento não tem data. Ele nasce quando alguém muda de função, quando a empresa troca um equipamento, quando um processo é alterado, ou quando uma pessoa volta de um afastamento longo. Nenhum desses aparece no calendário, e todos aparecem no sistema de RH.

O evento que dispara dois controles ao mesmo tempo

O retorno de afastamento longo é o caso que melhor mostra por que treinamento e medicina do trabalho precisam estar na mesma mesa.

Do lado do treinamento, o item 5.6, alínea "c", do Anexo I da NR-11 exige nova capacitação após retorno de afastamento ao trabalho ou inatividade por período superior a seis meses.

Do lado médico, o item 7.5.9 da NR-7 exige o exame de retorno ao trabalho, realizado antes que o empregado reassuma as funções, quando a ausência tiver sido igual ou superior a 30 dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não.

São prazos diferentes, 30 dias e seis meses, para obrigações diferentes disparadas pelo mesmo evento. Empresa que controla só um dos dois deixa a pessoa voltar pela metade. O artigo sobre quando exigir exame de retorno ao trabalho trata da parte médica.

O que precisa estar guardado, e não só marcado como feito

Controle que registra "treinamento realizado" sem guardar a prova não resolve fiscalização. O que as normas pedem no papel:

• ✓Certificado com nome e assinatura do trabalhador, conteúdo programático, carga horária, data, local, nome e qualificação dos instrutores e assinatura do responsável técnico, pelo item 1.7.1.1 da NR-1.
• ✓Comprovação da proficiência dos instrutores, exigida pelo item 35.4.3 da NR-35 e pelo item 33.6.4 da NR-33.
• ✓Registro de que a capacitação da NR-11 ocorreu dentro do horário normal de trabalho e foi custeada integralmente pelo empregador, pelo item 5.2 do Anexo I. Na regra geral, o item 1.7.2 da NR-1 conta o tempo de treinamento como trabalho efetivo.
• ✓A autorização formal da organização para o trabalhador em altura, exigida pelo item 35.4.1 da NR-35 e consignada nos documentos funcionais pelo item 35.4.1.3.
• ✓O ASO com a aptidão específica consignada, quando a atividade exigir, pelo item 7.5.19.2 da NR-7.

O último item é o que mais se perde. Ele não fica na pasta de treinamento, fica na de medicina do trabalho, e por isso some do controle de quem cuida só de um dos lados.

Um modelo simples que se sustenta

Não precisa de sistema caro. Precisa de duas listas que conversam:

• ✓Lista A, por calendário: pessoa, norma, data do último treinamento, periodicidade, data de vencimento e alerta com 60 dias de antecedência.
• ✓Lista B, por evento: os gatilhos, cada um amarrado ao fluxo de RH que o produz, com responsável nomeado.
• ✓Um cruzamento mensal entre a lista A e a validade dos ASO, para pegar quem tem treinamento válido e aptidão vencida.
• ✓Um campo de "atividade real", e não de cargo, porque é a atividade que define qual norma alcança a pessoa.
• ✓Revisão da matriz sempre que mudar processo, equipamento ou layout, que é gatilho em mais de uma norma.

Sessenta dias de antecedência não é número mágico: é o mesmo prazo máximo que o item 28.1.4.1 da NR-28 dá para corrigir irregularidade notificada. Quem trabalha com essa folga consegue resolver antes de virar auto de infração.

Por onde começar quando o controle não existe

Se hoje não há controle nenhum, a ordem que funciona:

• ✓Levante as atividades reais e cruze com as normas que as alcançam, usando o inventário de riscos do PGR como base.
• ✓Faça o inventário do que já foi treinado, com certificado em mãos. O que não tem certificado, considere não feito.
• ✓Marque quem está vencido e quem vence nos próximos 90 dias, e priorize a atividade de maior risco.
• ✓Monte a lista A e a lista B, e nomeie um responsável para cada gatilho de evento.
• ✓Cruze com os ASO e corrija as aptidões específicas que estiverem faltando.

O passo dois costuma assustar, e é o mais importante. Certificado sem conteúdo programático e sem carga horária não prova capacitação. Vale mais refazer do que confiar. O pilar sobre treinamentos de NR mostra o que cada norma exige, e uma assessoria de segurança do trabalho ajuda a priorizar quando a lista é grande.